Tổ chức tiệc khai xuân được xem như một lời chào năm mới hứng khởi, mà ở đó mọi người có dịp gặp mặt, trò chuyện và gửi gắm cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất.
Đối với các doanh nghiệp, hoạt động tổ chức tiệc khai xuân cũng được chú trọng và tổ chức thường niên. Đây là dịp để ban lãnh đạo thể hiện tình cảm, sự quan tâm đến cán bộ nhân viên, khách hàng. Mang ý nghĩa như một lời chúc cho doanh nghiệp chào mừng một năm mới đầy may mắn, thuận lợi, thành công.
Mang nhiều ý nghĩa là thế, nhưng tổ chức một buổi tiệc khai xuân trọn vẹn là một công việc hoàn toàn không hề dễ dàng đối với người tổ chức, đặc biệt đối với những ai chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc. Như vậy làm thế nào để tổ chức một tiệc khai xuân đáng nhớ, chu đáo nhưng cũng không quá tốn kém?
Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc khai xuân
Dân gian ta thường có câu “Đầu xuôi đuôi lọt” – nghĩa là sự khởi đầu thuận lợi sẽ mang lại kết quả viên mãn. Do đó, việc tổ chức tiệc khai xuân hay cuộc gặp mặt đầu năm đối với mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng.
Tiệc khai xuân là một sự kiện để để ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên chào đón năm mới với mong ước một năm “thuận buồm xuôi gió” và “phát tài phát lộc”.
Đây được xem là một dịp mang đến không khí rộn rã và khích lệ tinh thần của nhân viên, góp phần gia tăng sự gắn kết giữa các nhân viên, cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên, gia tăng tính đoàn kết giữa các bộ phận trong cơ quan để có nguồn cảm hứng và động lực làm việc trong năm tới.
Nhân lễ khai xuân đầu năm, doanh nghiệp có thể nhìn lại một năm đã qua, tổng kết hoạt động, thành quả. Đồng thời xây dựng mục tiêu cho năm mới, với những đổi mới tích cực.
Là cơ hội thể hiện sự uy tín, phát triển của doanh nghiệp, là dịp quảng bá hình ảnh thương hiệu đến với khách hàng, đối tác.
Quy trình tổ chức tiệc khai xuân
Việc tổ chức bất kỳ một sự kiện gì đều không hề đơn giản và đối với tiệc khai xuân cũng vậy. Là cả bộ mặt của doanh nghiệp, thể hiện đẳng cấp cũng như những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được trong năm vừa qua. Do đó, để có được một buổi tiệc ấm cúng, ý nghĩa thì người tổ chức phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ việc lên kế hoạch triển khai và thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp và đồng nhất.
1. Xác định số lượng và lên danh sách khách mời
Những buổi lễ trang trọng này khách mời thường là ban lãnh đạo công ty, nhân viên hay những khách hàng “vip” và đối tác thân thiết. Bạn cần phải có một danh sách cụ thể số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm phù hợp và dự trù được mức ngân sách hợp lý nhất.
Ngoài ra, việc nắm bắt được sở thích của nhóm khách mời cũng là điều bạn nên chú ý. Có thể dựa vào đối tượng khách mời để lên ý tưởng tổ chức tiệc khai xuân cho doanh nghiệp, hay sáng tạo concept tổ chức độc đáo mới lạ thay vì sử dụng giống như tổ chức tiệc cuối năm cho công ty của năm trước.
2. Tính toán thời gian tổ chức
Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sao cho số lượng người tham gia là đông đủ nhất. Thời gian kể từ lúc thông báo đến ngày diễn ra chương trình phải đủ dài để tạo cảm giác thoải mái trong việc chuẩn bị.
Tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần: thứ 7, chủ nhật sẽ là thời điểm thích hợp nhất để mọi người tham gia đầy đủ.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Sau khi lên ngân sách và xác định được số lượng người tham dự, bạn có thể dựa vào những thông tin trên để tìm kiếm một địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu tổ chức với quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tiệc khai xuân ngay tại văn phòng của mình. Nhưng đối với những công ty có quy mô lớn với lượng khách mời đông đảo, bạn nên tìm một địa điểm uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong khâu tổ chức tiệc tân niên để giảm bớt áp lực cho người tổ chức.
Để thuận tiện cho quá trình tổ chức, các doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn tổ chức sự kiện gặp mặt đầu xuân ở nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện… Tuy nhiên nếu bạn thích không gian ngoài trời với cỏ cây thì bạn có thể tổ chức tiệc ngoài trời với cả những hoạt động giải trí thêm phần sôi động .
Địa điểm bạn tìm kiếm phải đáp ứng được những tiêu chí về không gian sảnh rộng rãi, thoáng mát, hệ thống âm thanh, ánh sáng, ẩm thực đặc sắc và các dịch vụ khác đi kèm như nhân viên phục vụ, lễ tân, giữ xe,…
4. Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi tiệc
Để có một chương trình tiệc gặp mặt đầu năm ấn tượng, ý nghĩa, bạn cần chuẩn bị chủ đề, lựa chọn concept cho chương trình.
Chủ đề chương trình nên hướng tới triết lí kinh doanh mà công ty đề ra hoặc xoay quanh những chủ đề hot hiện có. Các doanh nghiệp nên chọn concept độc – lạ – chất để thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Đồng thời, chủ đề của chương trình chúc tết nên tránh lặp lại các năm trước hoặc sao chép của đối thủ.
5. Xây dựng kịch bản chương trình
Nếu như buổi tiệc nào cũng cùng chung một fomat thì thật quá nhàm chán. Một kịch bản chi tiết, độc đáo, sáng tạo chính là chìa quá quan trọng giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ cho những người tham dự.
Doanh nghiệp lập kịch bản chương trình càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nhờ đó, việc tổ chức chương trình sẽ dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng thời gian đã quy định.
Bên cạnh đó cần có kế hoạch phân chia công việc hợp lý cho những người tham dự, kiểm tra kế hoạch của bạn sẽ tiến hành một cách trơn tru và có phương án backup phù hợp. Nếu sử dụng dịch vụ bên ngoài, hầu như doanh nghiệp sẽ không cần quá đầu tư nhân sự cho việc tổ chức.
6. Kế hoạch triển khai tổ chức
Bám sát vào bản kế hoạch, kịch bản đã đề ra, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và tổ chức chương trình tiệc khai xuân.
Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ nhân sự để phục vụ cho buổi tiệc. Đội ngũ lễ tân chào đón quý khách mời cùng nhân viên phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp trong thời gian tổ chức sự kiện.
Tiếp theo đó là đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động hiệu quả để các tiết mục văn nghệ, bài phát biểu của ban giám đốc diễn ra thành công và suôn sẻ.
Bạn nên tổ chức các trò chơi giao lưu giữa công ty và khách mời, sau đó gửi tặng họ những món quà ý nghĩa để bày tỏ lòng cảm ơn bởi sự có mặt của mọi người tới chung vui cùng công ty.
